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Prozessmodellierung::Prozessmanagement

Prozessmanagement , auch Geschäftsprozessmanagement, bedeutet Erkennen, Steuern, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. „Wer macht was wann und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet.

Ziele und Aktivitäten

Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, die in jedem Unternehmen existierende Information zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen. Insbesondere gehören dazu:

  • Kennen der eigenen Geschäftsprozesse.
  • Gestalten und Verbessern der Prozesse, Geschäftsprozessoptimierung.
  • Dokumentieren der Abläufe, weil es z. B. das Gesetz vorschreibt.
  • So flexibel wie nötig sein, sodass die Ausnahme zur Regel werden kann.
  • Klare Schnittstellen zwischen Prozessen festlegen, sodass Prozessketten und Verschachtelungen von Prozessen einfach gebildet werden können.


Geschäftsprozessmanagement umfasst daraus folgend im wesentlichen drei Teile:

  • Planen und Modellieren der Prozesse
  • Durchführen der bzw. Arbeiten nach Prozessen
  • Überwachen der Prozesse.


Die Erkenntnisse aus dem Überwachen fließen idealerweise in einem Kreislauf wieder in die Planung ein.

Planen und Modellieren der Geschäftsprozesse

In der Planungsphase geht es darum, die Geschäftsprozesse zu identifizieren. Dabei können entweder existierende Prozesse herausgefunden bzw. dokumentiert oder die Prozesse auch neu geplant werden.
In einem ersten Schritt können nur Regeln zum Dokumentieren des Prozessablaufs entwickelt werden. Damit kann man Daten gewinnen, um später im Zuge der Überwachung seine eigenen Prozesse mittels Process Discovery bzw. Process Mining herausfinden und als Grundlage für weitere Planungen verwenden.
Diesen identifizierten Geschäftsprozessen können dann verantwortliche Personen zugeordnet werden, sogenannte "Prozessverantwortliche". Für die gesamte Koordination über alle Geschäftsprozesse hinweg existiert manchmal auch die Rolle des "Prozesskoordinators".
Dargestellt werden Geschäftsprozesse mittels Ablaufdiagrammen, Geschäftsregeln und ähnlichem. Detaillierter wird dieser Themenbereich in Geschäftsprozessmodellierung und Prozessorganisation betrachtet.

Durchführen der Prozesse

Die Planung fließt in die Prozessdurchführung ein. Die klassischen Mittel zum Organisieren der Ablauforganisation können zum Einsatz kommen.
Je nach Geschäftsart wird das Durchführen mehr oder weniger elektronisch durch Workflow-Management-Systeme, Business Rule Engines und auch Spezialsoftware wie z.B. CRM-System unterstützt.

Überwachen der Prozesse

Kurz- und langfristige Aktivitäten

Das Überwachen von Geschäftsprozessen beinhaltet einerseits kurzfristige Aktivitäten wie z.B. festzustellen, dass ein Team mit Aufträgen überhäuft ist, anderseits auch längerfristige Aktivitäten wie Kennzahlen zu erzeugen, die wieder in die Planung einfließen können.

Process Mining

Ebenso zu diesem Bereich gehört das Herausfinden seines eigenen tatsächlichen Geschäftsprozesses. Dazu werden die gesammelten Daten aus der Prozessausführung benutzt. Mit modernen Methoden können die tatsächlichen Prozesse auch grafisch dargestellt werden.

Kennzahlen

Kennzahlen vor allem aus der Logistik lassen sich generell auch für das Management von Geschäftsprozessen anwenden. Beispiele sind:

  • Durchlaufzeit: Um festzustellen wann man mit einem Ergebnis rechnen kann
  • Liegezeit: Wie viel Verbesserungspotenzial steckt allein von der Zeit her in einem Prozess?
  • Einarbeitungszeit, oder Rüstzeit: muss ein Prozessbeteiligter zu oft die Aufgabe wechseln, steigt diese Zeit
  • Kommunikationskennzahlen (wer schickt zu wem, redet mit wem): Es kann zweckmäßig sein, räumliche Nähe herzustellen
  • Arbeitszeit: Wie lange braucht jemand um eine Aufgabe zu erledigen?

All diese Kennzahlen werden erst durch Aufsummierung oder Berechnung des Durchschnitts aussagekräftig. Außerdem können somit Kosten zugeordnet werden.

Dokumentieren und Nachvollziehen

Speziell in der Arzneimittel- und Halbleiterindustrie wird großer Wert auf Nachvollziehbarkeit gelegt. Gesetzliche Vorschriften verlangen, dass man z. B. feststellen kann, wer wann was in genau diese Packung Medikament gemischt hat. Auch in anderen Sparten wird auf die Nachvollziehbarkeit zunehmend Wert gelegt, indem Verantwortliche eine höhere Haftung übernehmen müssen.(Organisationsverschulden)

Folgen der Prozessorientierung

Die Konsequenzen der Prozessorientierung werden in folgenden drei Bereichen ersichtlich.

Organisation des Unternehmens

  • Zunehmende Verlagerung von Befugnissen in niedrigere Hierarchieebenen. Dadurch werden größere Entscheidungsfreiräume geschaffen und Verantwortung auf die einzelnen Mitarbeiter übertragen.
  • Zusammenfassung funktional getrennter, aber prozessual zusammengehöriger Aufgaben, wodurch den Mitarbeitern Einblicke in die eigentliche Tätigkeit vor- und nachgelagerter Bereiche ermöglicht wird.

Technische Infrastruktur

  • Überprüfung bestehender Informationssysteme auf Prozessunterstützung
  • Einführung neuer Systeme

Führungsaufgaben

  • Prozessmanagement verlangt eine neue und verbesserte Form der Unternehmensführung. Prozesse werden ausschließlich am Kunden ausgerichtet - der Kundenprozess verbindet einzelne Abteilungen miteinander (Voice of the Costumer).
  • Der Mitarbeiter wird im Prozess durch zusätzliche Verantwortung, größeren Handlungsspielraum und steigende Erfolgserlebnisse motiviert. Er muss aber auch über die Richtung der Entwicklung informiert werden. Deshalb wird eine Übertragung der Visionen, der strategischen Leitlinien und operativen Handlungsziele auf alle Mitarbeiter, durch geeignete Kommunikationsmittel und Weiterbildung zunehmend wichtig.

 

 

(Quelle: Wikipedia)

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